Come trasformare ChatGPT-5 in una rete di assistenti personali a tuo servizio

Fino a quando non troverai un modo per condividere con il tuo strumento IA le informazioni che contano — i tuoi obiettivi, le tue preferenze, i tuoi flussi di lavoro e i tuoi vincoli — le tue interazioni con IA saranno simili a una ricerca google avanzata - e starai utilizzando solo una parte limitata del suo potenziale.

Questo ero io fino a non troppo tempo fa. Nonostante le maratone di tutorial su YouTube, i prompt avanzati, e la sperimentazione dei tool più diversi, i risultati erano sotto le aspettative: output utili, certo, ma vaghi e slegati tra loro. ChatGPT e gli altri IA chatbot (Claude, Gemini etc.)  semplicemente non riuscivano a fare una differenza significativa nelle mie task lavorative e nelle mie attività quotidiane.

Tuttavia da quando ho iniziato a prestare più attenzione all’onboarding dell’IA nei miei progetti ho capito che si può superare quel muro di vaghezza e ottenere un forte salto di qualità nelle risposte. 

Il mio utilizzo di ChatGPT è passato da chiedere aiuto a un chatbot intelligente (ma isolato) a un sistema di consiglieri IA personali che mi conoscono e sanno quali sono i miei obiettivi. In altre parole, ho cominciato a intravedere i primi scorci di un sistema operativo personale basato su intelligenza artificiale e che funziona nel background della mia vita.

Parlando con amici e colleghi, mi sono accorto che molti condividono simili frustrazioni con gli strumenti IA attuali. Così ho deciso di condividere alcune intuizioni e modi d’uso che ho sperimentato finora: come integrare l’IA in progetti o  diverse aree della vita, e creare una rete di IA advisor o assistenti sempre a disposizione.

Per fortuna non c’è bisogno di imparare a usare strumenti nuovi e non ci sono complessità tecniche. Bisogna solo seguire un paio di accorgimenti.

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Perché l’approccio “Chiedilo a ChatGPT” non basta — e come ripensare l’utilizzo in modo strategico

Avrai probabilmente sentito dire più volte sul lavoro: “Potremmo usare ChatGPT per questo.” Oppure: “Perché non lo automatizziamo con l’IA?” La promessa suona magica: risparmia tempo, aumenta la produttività, risolvi problemi con qualche prompt.

Ma se hai provato davvero ad integrare l’IA nei tuoi flussi di lavoro, avrai notato due problemi ricorrenti. 

• Primo, i risultati delle tue interazioni sono spesso vaghi, con dettagli irrilevanti, fuori contesto. 
• Secondo, l’IA è limitata — non ha accesso ai tuoi strumenti, ai tuoi dati, o ai sistemi dove lavori.

Questi problemi tuttavia non sono necessariamente dipendenti dall’intelligenza del modello. Più che altro, sono dovuti a due fattori diversi: 

1. Senza la tua conoscenza e il tuo contesto, l’IA non può essere precisa o proattiva. Non conosce i dettagli dei tuoi progetti né come vuoi che operi. E se provi a comprimere tutto in un unico prompt lungo, perde il filo. Facendo un esempio lavorativo, é come se dopo aver assunto un nuovo dipendente gli chiedessi di risolvere problemi complessi della tua azienda senza però aver messo a punto alcun processo di inserimento in azienda.
2. Il nostro istinto umano è di spingere questa tecnologia verso aree semplici per noi  ma in cui l’IA non è ancora forte (es. “Paga le bollette per me. E’ facile. Perchè non ci riesci? Perchè??”).

Da parte mia, ho capito che alcuni utenti erano riusciti ad ovviare a queste due limitazioni quando ho sentito questa affermazione di Sam Altman:

“Le persone più anziane usano ChatGPT come sostituto di Google. I ventenni o trentenni lo utilizzano per consigli di vita.. [Ma] la generazione Gen Z usa l’IA come un sistema operativo. La configurano in modi complessi, la collegano a una quantità di file e hanno prompt complessi memorizzati… ChatGPT ha il contesto completo su ogni persona nella loro vita e sa di cosa hanno discusso.”

Questo é stato un punto di svolta per me. I power user trattano l’IA come un sistema operativo della loro vita, dando all’IA il giusto contesto e concentrando l’uso della tecnologia dove brilla: strategia, aiuto nelle decisioni, task di alto livello.

Queste intuizioni hanno cambiato profondamente il mio utilizzo di ChatGPT.

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Personal IA advisor in azione: alcuni esempi

Una volta iniziato ad applicare questo nuovo framework, le mie interazioni hanno smesso di sembrare generiche e sono diventate molto più acute, proattive ed efficaci. Come conversazioni con un compagno di squadra:

• Il mio assistente in ChatGPT per il  2025 conosce i miei progetti personali e i miei obiettivi. Il suo obiettivo é quello di aiutarmi a rimanere focalizzato ed attuare il piano. Esempi d’uso: 
  
  • Una volta alla settimana faccio una revisione del progresso rispetto al piano (dialogando con l’IA in funzionalità voce). L’assistente tiene traccia di cosa è in linea o fuori rotta, mi ricorda la visione d’insieme e mi spinge verso priorità che potrei trascurare. È come avere un coach iperpaziente, che non dimentica gli obiettivi e conosce i miei punti di forza/debolezza.
  • Funge da consulente quando i progetti sono in stallo – conosce le varie cose a cui sto lavorando senza che abbia bisogno di ripetere le informazioni ogni volta
    
    
• Il mio “Warrior Program” coach é un assistente costruito in Chat-GPT che conosce i miei obiettivi di allenamento (presi dal Warrior Program di Greg O’Gallagher) e conosce i miei obiettivi calorici e macro-nutrienti. Esempi d’uso: 
  
  • Registra le calorie e stima i macro da una foto (addio, Yazio). 
  • Suggerisce opzioni per cena basate su ciò che ho già mangiato durante la giornata, aiutandomi a centrare gli obiettivi. 
  • Quando sono all’estero, posso condividere con l’assistente il menù in lingua locale: lo traduce, filtra i cibi che odio (no cetrioli, grazie!), e suggerisce piatti compatibili con gli obiettivi. È come avere un nutrizionista poliglotta personalizzato disponibile 24/7.
    
    
• Il mio Assistente IA per i viaggi conosce le mie esigenze e le mie preferenze di viaggio. Esempi d’uso:  
  
  • Ricerca personalizzata di viaggi aerei e appartamenti in affitto
  • Prepara un dossier completo della città che sto per visitare, su misura per le mie preferenze. 
    
    • Ad esempio, per il mio recente viaggio a Katowice per il festival Bachaturo, ha generato un documento ordinato con attrazioni da vedere, locali che si adattano alle mie preferenze, meteo, e link in Google Maps . 
    • Senza di esso, probabilmente avrei fatto una ricerca su Google, ma molto basica. Ora ottengo un’esperienza ricca, proattiva, da concierge. Lo stesso format è poi utilizzato in automatico per ogni viaggio – basta specificare città e periodo di viaggio.

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Per chiarezza: questi sono esempi iniziali, e non sento la necessità di fare sempre affidamento su questi sistemi: a questo stadio sto ancora sperimentando, cercando di capire le possibilità. 

Ma questi esempi offrono uno scorcio del potenziale inespresso degli strumenti IA che abbiamo già a disposizione.

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Il trucco: preparare documenti di onboarding per la tua IA

Ma quindi come si costruiscono questi personal advisor in pratica? Il trucco è creare dei documenti di onboarding per loro, proprio come faresti con un nuovo membro del team.

Ho scoperto questa idea nella serie “Master Prompt” di Tiago Forte: ciò che serve é costruire un documento unico che contiene informazioni sui tuoi obiettivi, vincoli e preferenze. Pensalo come il manuale di riferimento per la tua IA — raccoglie le informazioni più importanti che l’IA deve conoscere di te, tutto in un unico posto. Ad esempio, può includere:

• I tuoi obiettivi e le tue priorità
  
  
• I tuoi punti di forza e di debolezza
  
  
• Il tuo ruolo, il contesto del team e aziendale
  
  
• Le tue preferenze su come ti piace lavorare
  
  

E certo, puoi anche creare documenti di onboarding per la tua vita. Per esempio, qui trovi quelli che ho usato per il mio assistente di viaggio (preferenze; dossier template). Sentiti libero di copiarli e creare la tua versione (ho rimosso alcune informazioni personali, ma l’idea è chiara).

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Una volta caricato il documento di onboarding in un Progetto GPT dedicato (o equivalenti), la qualità delle risposte cresce drasticamente. Combinalo con istruzioni personalizzate chiare e la tua IA ha una base solida per offrire consigli su misura.

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Come creare il tuo primo IA personal assistant in 5 passi

Ecco come fare, in pratica:

1. Scegli un progetto o un’area. Inizia con qualcosa di strategico in cui l’aiuto dell’IA porta a benefici che si moltiplicano nel tempo. 
2. Crea il tuo documento di onboarding. Raccogli le informazioni che l’IA deve sapere, strutturale chiaramente. Un modo semplice:prima spiega all’IA cosa stai cercando di ottenere; poi chiedile di generare domande su misura per estrarre il giusto contesto (come se dovessi redigere un Q&A doc). Puoi usare il mio IA Onboarding Generator — un GPT che ho costruito per questo scopo. (Per chiarezza: non vedo alcuna delle informazioni che fornisci; restano nel tuo account ChatGPT.)
3. Inserisci le informazioni. Rispondi alle domande in modo approfondito, ma evita dettagli inutili o confusi. Pensalo come l’onboarding di un nuovo compagno di squadra (e se scrivere è lento, detta le informazioni in modalità voce, e poi chiedile di compilare il documento per te).
4. Prepara le istruzioni personalizzate. Scrivi istruzioni chiare per l’IA, facendo esplicito riferimento al documento di onboarding per il contesto. 
   
   1. Dille cosa ti aspetti, il tono che deve assumere, come deve interagire con te. 
   2. Tieni separati contesto e istruzioni — mescolarli può confondere l’IA. 
   3. trova un equilibrio con le istruzioni. Troppe istruzioni dettagliate possono confondere il modello. Inizia con poche istruzioni concise, interagisci un paio di volte, poi affina.
   4. Consiglio pro: chiedi all’IA di generarle e formattarle in markdown per chiarezza.
5. Carica le informazioni nel tuo Progetto GPT. È importante farlo nella sezione Progetti — non in una chat normale. I Progetti permettono di allegare documenti e istruzioni, così ogni conversazione all’interno utilizza automaticamente quel contesto. Extra: attiva la funzione memory di ChatGPT così l’IA può imparare da interazioni più ampie.
   
   

Una volta che il tuo consigliere è configurato, interagisci con esso e nota il salto di qualità. Aspettati qualche aggiustamento — modifica le istruzioni, aggiungi o elimina contenuti, osserva cosa migliora. (Mantieni sempre una copia di backup.)

Nota a margine: anche se mostro esempi con ChatGPT, la stessa funzione esiste in altri strumenti IA come Claude e Google Gemini — dove si chiamano “Gems”.

Per concludere

La tua sfida per oggi è questa: scegli un’area della tua vita professionale o personale. Crea il tuo primo consigliere personalizzato. Compila un documento di onboarding. Aggiungi obiettivi, preferenze e vincoli. Poi scopri quanto l’IA può lavorare diversamente con te.

Una volta sperimentato il salto di qualità non vorrai più tornare indietro.