In Automate Your Busywork, Tank introduce il Flywheel dell’Automazione — un sistema ciclico per aiutare le persone a delegare attività ripetitive e di basso valore e riconquistare tempo per il lavoro significativo. Il flywheel si compone di tre fasi principali: Dividi e Conquista (identificare e scomporre il busywork), Progetta e Implementa (mappare i flussi di lavoro e applicare strumenti no-code), e Affina e Itera (misurare i risultati e migliorare in modo continuo). L’obiettivo è passare dal fare i compiti a progettare sistemi che li eseguono.
10 Passaggi per Applicare il Framework del libro
- Monitora e Analizza il Tuo Busywork
Registra le tue attività quotidiane. Per ogni task completata, chiediti: È stata una task significativa? Di valore aggiunto? Ti ha fatto entrare in flow? Confronta il tempo stimato con quello effettivo. Identifica i compiti ricorrenti e di basso valore che assorbono la tua attenzione. - Chiarisci il Tuo Compito Più Importante (MIT)
Ogni giorno, scrivi la tua priorità principale su un post-it. Parti da quella prima di controllare email o notifiche. Dopo qualche settimana rifletti su come hai speso il tuo tempo realmente e comincia a valutare eventuali modifiche. - Crea la Tua Lista “Fix-It”
Ogni interruzione o micro-attività va annotata. Aggiungi un segno accanto agli strumenti digitali che potresti usare per automatizzarla. Con il tempo, questa lista diventa la tua roadmap di automazione. - Mappa i Flussi di Lavoro
Scomponi ogni attività mirata nella sequenza completa: trigger, passaggi, decisioni, risultati. Chiarificare questi passaggi in termini visuali rivela la complessità nascosta e aiuta a individuare dove inserire l’automazione. - Seleziona i Candidati Principali
Dai priorità ai compiti ripetitivi, multi-step, ricorrenti, delegabili o rinviabili. Usa una matrice impatto/sforzo o la regola 80/20 per individuare le vittorie a basso sforzo e alto valore. - Progetta Visivamente il Tuo Workflow
Crea una mappa chiara del flusso con punti di partenza e fine, passaggi intermedi, nodi decisionali e responsabilità. Puoi usare strumenti come Lucidchart, Draw.io o Visio. - Scegli Strumenti No-Code e Automatizza
Seleziona tool intuitivi: Zapier, IFTTT, Mailparser, Otter.ai, chatbot, regole email. Parti da automazioni semplici, come salvare allegati o inviare risposte predefinite. - Monitora le Metriche
Lancia la tua automazione e definisci KPI: tempo risparmiato, riduzione degli errori, coerenza. Usa strumenti di monitoraggio per individuare eventuali malfunzionamenti. - Affina e Itera Continuamente
Rivedi periodicamente le performance. Aggiorna passaggi, trigger o strumenti. Piccole iterazioni mantengono il sistema efficace e allineato ai tuoi obiettivi. - Scala in Altri Ambiti
Applica questo framework in diversi contesti, ad esempio memoria (scaricare allegati automaticamente, sincronizzare calendari), comunicazione (risposte predefinite, promemoria automatici, note AI), e workflow (screening candidati, onboarding, bozze di contenuti).
Citazioni dal libro (liberamente tradotte dalla versione in inglese)
- “Prova questa strategia per qualche settimana con l’obiettivo di portare a termine ogni giorno il tuo compito più importante. Dopo un mese circa, prenditi del tempo per riflettere. Come sta funzionando? Ci sono modi in cui potresti perfezionare l’approccio per renderlo più efficace?”
- “Ogni volta che un’attività minore nella tua lista interrompe il perseguimento del compito più importante della giornata, aggiungi un segno (|) accanto alla soluzione che semplificherebbe quel compito.”
- “L’attività è stata significativa? È stata preziosa? Avresti preferito lavorare su qualcos’altro? Hai sperimentato stati di flow? Quali sono state le maggiori frustrazioni? Quali compiti o richieste inattese sono emersi?”
- “Come ti senti riguardo alla giornata? Hai portato a termine ciò che ti eri prefissato? Senti di aver fatto (anche piccoli) progressi verso i tuoi obiettivi?”
- “Se potessi eliminare qualsiasi cosa dal tuo calendario, cosa sarebbe? Quali attività o compiti delegheresti, se possibile?”
- “Sottostimiamo quanto tempo richieda ogni singola fase e non ci rendiamo conto che un compito una tantum in realtà contiene più passaggi con le proprie tempistiche.”
- “Comprendere i workflow alla base di ogni compito è come aprire la porta della tua prigione. All’improvviso, capisci perché ‘Rispondo un attimo a questa email’ può trasformarsi in 90 minuti di messaggi e ricerche di file.”
- “Questa è l’essenza di un workflow: mappare l’intero processo in anticipo. Così, quando è il momento di agire, non devi decidere se fare qualcosa o chiederti cosa fare dopo. Il piano entra in azione e tu esegui.”
- “Alcuni compiti si trascinano all’infinito: quando un’attività apparentemente semplice si mangia il pomeriggio, è il momento di guardare più da vicino. Forse stai sottovalutando la complessità di un punto della lista, come far approvare un budget, perché in realtà è un workflow completo.”
- “Elenca i processi che potrebbero essere candidati ideali per un workflow automatizzato. Ogni volta che ti accorgi di essere nel mezzo di un workflow manuale, fermati un attimo e aggiungilo a quella lista.”
- “Cosa posso automatizzare? Su cosa dovrei investire il mio tempo? Su cosa non dovrei investirlo?”
- “Assumerò sempre una persona pigra per fare un lavoro difficile. Perché una persona pigra troverà un modo semplice per farlo.” —Bill Gates
- “Prima di poter automatizzare un workflow, devi comprenderne lo stato attuale; è l’unico modo per semplificarlo e farlo funzionare meglio.”
- “La regola dell’80/20 può anche aiutarti a snellire i processi. Analizza ogni mappa di workflow e dai priorità al 20% essenziale.”